健全管理机制 数字化动态管理

——湖南省城建档案工作纪实
 

　　取得的成绩

　　近年来，湖南省城建档案的工作发展较快，城建档案在城市规划、建设、管理以及经济建设中都发挥了重要作用，也取得了一些成绩。

　　一是建馆率高，城建档案队伍不断壮大。该省的建馆率达100%，是全国城建档案建馆率最高、发展较快的省份之一。现在该省有城建档案工作人员373人，是上世纪80年代初期的10倍，其中大专以上学历占80%以上，本科以上学历占20%，90%的档案人员经过专业培训。城建档案专业人才越来越多，具有中级职称的占40%，高级职称的占10%。80%的档案馆具有了对外业务指导、依法监督检查职能和档案收集、保管、开发利用及建设信息综合处理等服务职能。

　　二是管理体制健全，经费来源基本得到保证。机构改革前，该省的城建档案工作隶属于各市建委，改革后，郴州城建档案馆隶属规划局，其他各馆仍隶属建设局（委），经费来源于城市维护费，其中，全额拨款的馆占90%以上。

　　三是馆库建设成效显著，城建档案的储存环境得到了优化。上世纪80年代初期，该省城建档案馆库的建设几乎为零，基本是借用房。城建档案机构成立后，馆库建设得到了各级政府及建设主管部门的重视。目前已有11个地级市和5个县级市建有馆库，其他各馆都是跟随建设主管部门办公楼搬迁合建的，正在建新馆库的有郴州馆，准备建新馆库的有衡阳馆。全省现有馆库面积41114m2。

　　四是城建档案的保管设施基本齐全，现代化设施逐步装备到位。全省各城建档案馆有密集架980列，空调180台，去湿机60台，消防设施齐全配套。其中长沙、株洲、邵阳、岳阳等馆，都实现了温湿度自动控制或烟雾报警自动化，长沙、邵阳馆还实现了24小时全方位电视监控。

　　目前，湖南省各城建档案馆共有摄像机20多台，照相机60多台，编辑机8台。其中长沙声像档案业务开展最早，发展得最快，做出了显著的成绩。衡阳、湘潭、株洲、岳阳、邵阳、娄底、耒阳等馆声像档案工作各有其特色。用于档案储存、检索、办公的电脑共150台、服务器10台，全省各馆实行电脑管理档案的达到了95%%。特别是长沙市城建档案馆第一、二期投资1100万元开发了档案数字化和地下管线动态管理系统，管线档案信息实现了动态管理。

　　五是依法治档见成效。各馆积极组织宣传、学习《城市建设档案管理规定》、《城市地下管线工程档案管理办法》等法规文件精神，提高全民的档案意识。并且制定地方性管理法规和规章。长沙市颁发了《城市地下管线工程档案管理条例》，衡阳市政府颁发了《城建档案管理办法》、《管线工程档案管理办法》，邵阳、醴陵、武冈市也颁发了《城镇建设档案管理办法》，怀化、张家界、涟源、资兴等市颁发了《城市地下管线工程档案管理办法》。

　　抓好工程档案技术咨询和业务指导。尤其是对省、市的重点工程，采取跟踪指导、服务上门的做法。长沙市城建档案馆还针对建设工程的多样性、复杂性和长期性，实施服务创新，推出建设工程档案编制个性化服务，受到了各级领导和建设、施工、监理等单位的广泛好评。

　　建立建设工程备案制度。通过工程报建和竣工验收、备案几个重要环节严格把关，工程档案进馆率达到了95%以上。

　　六是城建档案资源得到了有效的开发利用。加工和存贮城建档案信息，编制城建档案检索工具，城建档案馆馆藏档案利用指南，向社会宣传、报导和介绍城建档案馆馆藏档案的情况；利用馆藏档案资源编制城市规划、建设、管理所需要的编研资料，如《工程建设概况》、《地市基础设施数据汇编》等，并把所编制的各种资料无偿发送到有关的领导、城市建设各部门。这样，既方便了用户，又扩大了利用范围；召开利用工作座谈会，广泛听取用户对利用城建档案工作的意见；在网站上介绍馆藏档案目录，让社会各界知晓城建档案馆馆藏的档案内容；创新服务机制。对城市建设开展的重大活动、重点工程建设、编史撰志实行主动服务，送档案上门。可以说，城建档案在落实房地产政策，解决产权地界纠纷、工程质量事故、经济纠纷、重点工程建设、整治腐败中发挥了无法取代的作用。据不完全统计，该省利用档案为社会创造的经济效益累计约15亿元。

　　存在的问题

　　虽然湖南省的城建档案工作取得了一些成绩，但也还存在着一些问题。主要表现在：

　　部分档案收集难的问题仍然没有得到解决。地下管线工程档案、建设系统各职能部门形成的业务和技术档案、个别的重点工程档案均存在收集难的问题。收集难的原因是多方面的，一是管线工程没有完全纳入建设管理程序，建设不报建，竣工不验收，档案资料残缺不齐；二是管线单位跨行业、跨部门，协调困难。

　　城建档案事业经费紧缺。主要表现在两个方面：城建档案事业紧缺的重点是县级市，大多数县级市只给仅有的人头经费，如汩罗市城建档案馆，馆里现有9人，财政每年安排9万元，人均1万元，不办任何事，仅发工资还差一大截。衡阳馆和常德馆，库房严重超载。

　　城建档案工作发展不平衡。一方面馆与馆之间的差距大，发展快的馆各项工作开展好，档案管理已经进入了网络信息化、现代化，管线档案实现了动态管理。另一方面个别馆仍在按部就班，墨守陈规，传统操作，馆藏档案仅有三四千卷，工作起色不大。如沅江市城建档案馆建馆十五年来，有编制但没有配备档案专职人员，工作没有有效地开展。

　　解决的办法

　　为了解决这些问题，湖南省对城建档案工作作出了进一步的要求：

　　要统一认识，集中管理。档案是党和国家的宝贵财富，市州建设系统各职能部门要有对历史负责、为当今服务、替未来着想的责任感、使命感，关心城建档案工作，按照规定做好城建档案工作，确保国家法规和规章更好地贯彻落实。

　　强化管理。各建设行政主管部门要真正把城建档案工作纳入到城市规划、建设、管理过程中去，使城建档案事业的经费有保障；把建设系统各局定期向城建档案馆报送业务和技术档案，纳入各职能部门的目标考核工作检查内容；把城市地下管线工程纳入基本建设管理程序，同其他工程建设一样，开工前有报建，竣工验收后有备案，从制度和措施上实现地下管线工程档案的集中统一管理。

　　加强城建档案队伍建设。一是抓好档案馆的班子建设；二是把好新进人员的质量；三是继续加强在职人员的岗位培训，不断提高档案人员的专业素质和从业能力。

　　强化服务意识。城建档案工作要服务城市建设、参与城市建设，为城市规划、建设、管理提供优质的服务。本报记者 刘丽媛